根据郑州市粮油食品行业协会、经济学会（以下简称“两会”）《章程》规定，在大会闭会期间，“两会”日常工作由秘书处负责。秘书处的工作由秘书长具体组织实施。
为了明确秘书处职责分工，规范秘书处日常工作程序，提高其办公效率，现制定如下制度：
第一条 秘书处工作职责：负责“两会”日常的行政和财务管理工作，代表“两会”办理社团事务。负责贯彻落实“两会”理事会、常务理事会、会长办公会通过的各项决议，完成会长、副会长交办的工作任务。协调和配合“两会”会员单位开展业务活动。
第二条 秘书处根据上级协会和市相关部门的工作安排，结合工作实际，负责起草“两会”年度工作计划和编制财务预算草案，在年初提交会长办公会和理事会审议。组织、协调、落实年度工作计划，并负责撰写“两会”年度工作总结和财务报告。
第三条 秘书处负责“两会”的会员管理工作，办理会员入会和退会手续。反映会员意见、建议、要求，维护会员权益。加强与会员的联系，及时了解会员单位的动态，努力为会员服务。
第四条 秘书处负责“两会”日常公文处理及印章的保管和使用。“两会”的公函、通知及文件由秘书长签发并报会长同意，行业协会相关文件落款使用“郑州市粮油食品行业协会”印章，经济学会相关文件使用“郑州市粮油食品经济学会”印章。
第五条 秘书处负责“两会”的财务管理、会计核算和资产管理工作。聘用有专业资质的财会人员，依据国家财经法规、会计制度和《郑州市粮油食品行业协会会费管理办法》、《郑州市粮油食品经济学会会费管理办法》办理财务工作，按章收取会费。并负责向“两会”理事会、常务理事会提交“两会”年度财务报告。
第六条 秘书处负责对外上报各种相关材料和报表。负责办理民政局对“两会”的社团年检手续，接待外部审计、税务、统计、民政局和上级协会、学会等相关部门对“两会”业务活动的检查和指导。
第七条 秘书处负责“两会”的宣传工作，负责“两会”专网网页上栏目的日常管理。根据有关规定向单位和媒体提供“两会”活动的宣传材料，向社会宣传推介会员单位以及产品信息、定期发布行业资讯。
第八条 秘书处负责“两会”的对外工作联系。经会长同意可以直接向市粮食局汇报工作，也可以与中国粮食行业协会、中国粮食经济学会、河南省粮食行业协会、河南省粮食经济学会以及各地市粮食行业协会、学会等机构开展业务联系。
第九条 秘书处负责组织和筹备理事会、常务理事会、会长办公会等工作会议，组织召开专题会议和培训班。秘书处在落实年度计划需确定的有关重要事项应事先征得会长的同意。
第十条 秘书处负责“两会”的档案管理工作，妥善保管有关文件、会议纪要、会计资料等以及会员档案材料。
第十一条 秘书处工作人员纪律：
1、着装整洁，精神饱满；
2、爱护公共财物，保持室内整洁；
3、加强学习，追求创新；
4、待人接物举止得体、言语诚恳；
5、讲求效率，坚持程序，工作细化，责任到人，保证工作质量。
6、勤政廉洁、坚持原则、不利用工作之便、损公肥私、不做有损行业形象的事情、争做行业自律的模范。
第十二条 本制度自会长办公会研究提交理事会审议通过，于即日起执行。
