根据国家法规和行业协会职能职责的要求，为加强吉林省食品协会档案管理工作，更好的为本协会提高工作服务效率，特制定本规定。
第一条：协会档案是协会在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以文书档案为主体，包括计划、总结、统计、报表、会员资料、规章制度、合同协议等方面档案（含文字、照片、录音、录像、图表等）。
第二条：协会档案工作是协会管理基础工作的组成部分，是维护协会合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第三条：协会档案工作列入协会内部管理的整体计划，实行秘书长领导下的集中统一管理。
第四条：协会秘书处应由专人兼管档案工作，执行协会有关档案工作的各项政策和规定，负责收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计协会的各类档案、资料及提供利用服务，并适时会同有关人员鉴定档案，销毁已过保管期限的各类档案。
第五条：协会工作中形成的文件材料，由各承办人员负责积累，整理后交档案管理人员按规定分类归档保存。
第六条：文件材料归档的基本要求：
1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确的反映协会在行业维权、自律、协调、服务中各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第七条：协会档案的保管期限分永久、长期、短期三种。“永久”为无限期保存，“长期”为20年以上，“短期”为10年以上。
第八条：协会档案分类归档范围及保管期限：
1、政府部门下达的各种指导、指示性文件 -----短期
2、本会年度及专项性工作计划、总结 -----永久
3、本会颁布的各种重要规定、决定、通知、通报、办法-长期
4、本会向政府部门的工作汇报、请示性报告及批复等---永久
5、本会发往外单位的重要信函 ----长期
6、本会常务理事会会议记录、会议纪要或会议决议 ----永久
7、本会理事会会议记录、会议纪要或会议决议 ----永久
8、本会会员大会全套文件材料 ----永久
9、本会秘书长办公会议记录 -----长期
10、本会各项规章制度 -----永久
11、有关行业发展的各类调研报告 -----短期
12、有关行业的各类统计资料、报表 -----长期
13、会员入会申请书、登记表及相关材料 -----永久
14、本会“社会团体法人登记证”、“组织机构代码证”等-- --永久
15、本会（包括各所属机构）印章留底 -----永久
16、本会工作介绍信存根 -----长期
17、行业发展史和大事记 -----永久
18、会史沿革的有关材料 -----永久
19、有关新闻媒体对本会的报道 ------永久
20、本会会刊合订本 ------永久
21、本会对外合作中形成的文件材料（包括项目的提出、可行性研究、洽谈纪要、意向书、协议、合同等） -----短期
22、其他有保存价值的材料 -----永久
第九条：协会档案资料主要供本协会和上级主管部门利用。
1、利用协会档案、资料必须填写《查阅档案登记表》。
2、档案、案卷一般仅供在秘书处办公室阅看，原件一般不外借，立卷的文件、资料可外借，但须经秘书长或档案管理负责人批准；密级档案，特殊重要的档案借出时，须经会长批准，借出时间不得超过一个星期，至期归还；如需再借，应办理续借手续。
3、借阅者应爱护档案资料，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。特殊情况需涂改时应经同意，并在旁边签名。借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查，发现遗失或损坏应及时报告主管领导。
4、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经协会秘书长批准后方可借阅，且不得带离协会，其抄稿内容也须经会长或秘书长同意且审核后方能带出。
5、利用档案者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到协会档案管理员，档案管理员详细填写利用效果登记。
6、利用档案者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经主管或主管档案工作协会领导批准，不得擅自公布档案。
